Tips para una Reunión Efectiva

Tips para una Reunión Efectiva

Gran parte del trabajo de un emprendedor requiere de reuniones con proveedores, socios, competidores o empleados. Cómo plantearlas para aprovechar mejor el tiempo y maximizar los resultados.

  • Paso 1. Establecer una agenda. Cada reunión debe tLas reuniones pueden favorecer o entorpecer los objetivos, dependiendo de cómo se lleven a cabo. Para que sean eficaces, es necesario seguir una metodología, asignar un coordinador y tareas con responsables.ener un objetivo claro.  Incluirlo en la invitación, junto con los temas para tratar, quiénes y por qué deben participar, la duración estimada y el lugar del encuentro. Si es posible, establece también quién conducirá la reunión.  Las herramientas como el Microsoft Outlook y el Calendario de Gmail facilitan la coordinación y la confirmación de asistencia.
  • Paso2. Preparar la reunión y pedir preparación a quienes corresponda. La persona a cargo de la coordinación debe ocuparse previamente de que esté disponible todo lo necesario para el evento. Desde el material de presentación o discusión, muestras y productos, hasta los servicios de soporte como el café o equipamiento tecnológico.
  • Paso 3. Exigir(se) puntualidad. Comenzar a tiempo y con todos los invitados presentes asegura el aprovechamiento de los recursos personales y del negocio. Además, la reunión requiere de un cierto tiempo pre-pautado para poder llegar a buen puerto. Si se ve limitado por tardanzas, quedarán temas pendientes y se tomarán decisiones apresuradas.
  • Paso 4. Realizar la apertura formal de la reunión. El coordinador debe dar comienzo a la reunión, con un repaso de la agenda. La presentación de los participantes o la primera intervención de cada uno puede ser también un espacio para anuncios o comentarios más personales (por ejemplo, si alguien dejará la reunión antes de tiempo, anticipa que debe responder a un llamado o comunica que no ha podido preparar algún tema de la agenda).
  • Paso 5. Conducir la reunión. Es raro que un encuentro de varias personas fluya naturalmente hacia los objetivos planteados. Distracciones, conversaciones perses, interrupciones, cansancio y otros factores pueden conspirar en contra de la eficiencia. El conductor del encuentro tiene que asegurar el cumplimiento de la agenda, administrar los tiempos y las intervenciones y orientar al grupo hacia los objetivos planteados. Si hay una negociación como centro de la reunión, el coordinador debe actuar como mediador, para que pueda resolverse.
  • Paso 6. Cerrar la reunión. Si no se pone un punto final, en el que se recapitule lo tratado y decidido, y se enumeren los temas abiertos o sin solución, las reuniones pueden extenderse innecesariamente. Generalmente este espacio de cierre incluye el debate de dudas, próximos pasos o tareas pendientes. La existencia de un cierre formal habilita que puedan retirarse quienes deban o quieran hacerlo.
  • Paso 7. Minuta o recordatorio de tareas. Las reuniones son un medio para resolver problemas, encontrar puntos en común y trazar estrategias para el futuro. De esta forma, su objetivo no concluye con el fin del encuentro. Es necesario que el coordinador se asegure de que se comunique lo tratado y se cumplan las tareas asignadas, para lo que una minuta o síntesis de la reunión es la herramienta indicada.
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